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Formato – Formato condiconal – Condición…

Una característica poco conocida de Calc es el Formato condicional, básicamente, su función consiste en aplicar un determinado formato a una celda o grupo de ellas, en función del valor que contenga.
Vamos a ver un ejemplo con el que entenderemos fácilmente el funcionamiento del formato condicional: Diseñemos una pequeña aplicación que contiene las notas obtenidas por los alumnos de una clase, en ella pondremos en las filas el nombre de los alumnos y en las columnas las materias y las notas obtenidas, tal y como se aprecia en la siguiente figura:
formato-condicional-2Ahora deseamos que el fondo de las celdas que contienen las notas sea de color azul, en caso de aprobado y de color rojo, si está suspenso. Esto se podría hacer forma manual pero, desde luego, sería un engorro, pues sería necesario comprobar una por una todas las notas. Con el formato condicional vamos a automatizar esta operación que se convierte en extremadamente sencilla y rápida.
Lo primero que debemos hacer es seleccionar el grupo de celdas que se van a ver afectadas, en nuestro caso serían todas las que contienen los valores numéricos de las notas. A continuación desplegamos el menú “Formato” y, dentro de él, seleccionamos la opción “Formato condicional” y luego “Condición…” Ahora nos aparece un cuadro de dialogo en el que disponemos de varias opciones y formas de validar datos, nosotros vamos a crear 2 condiciones, la primera que las celdas cuyo valor esté entre 5 y 10 tengan fondo de color azul y la segunda, que las celdas cuyo valor esté entre 0 y 4,99 tengan fondo de color rojo.
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Un esquema es un resumen en el que se recogen los datos más importantes de un documento esquematizado.
Así pues, un esquema puede ser, por ejemplo, el resumen de las ventas de los comerciales de una empresa, agrupadas por meses o por trimestres.
Calc permite crear esquemas de dos maneras diferentes: manual y automática, en este caso se va a utilizar el método automático por ser más rápido y sencillo de realizar.
Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta los siguientes factores:
  • En una misma hoja sólo se puede insertar un esquema, si son necesarios más habrá que copiar los datos y pegarlos en una hoja nueva.
  • Para crear un esquema automático la hoja debe tener el formato adecuado.
  • Las filas que contienen los resúmenes deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Lo mismo ocurre con las columnas que contienen los resúmenes, estas deben estar a la izquierda o a la derecha de los datos, nunca entremezclados.
En la siguiente figura vemos un ejemplo realizado con las ventas de los comerciales de una empresa, en él se reflejan las ventas individuales de cada vendedor por meses y la suma del trimestre. También aparecen las ventas para cada equipo formado por tres vendedores y los resúmenes correspondientes.
esquema1Se puede apreciar que las celdas B5, C5, D5, B9, C9, D9, B13, C13, D13, B17, C17, D17, B21, C21, D21 y la columna E contienen subtotales y las celdas B22, C22, D22 y E22 la suma de los subtotales.
Con estos datos ya es posible crear el esquema automáticamente, para ello, dentro de la pestaña Datos, se selecciona la opción Esquema automático que está en el menú Grupo y esquema.
esquema2De manera automática, Calc genera los niveles del esquema como se puede apreciar en la siguiente figura.esquema3Se puede ver que ahora aparecen unas líneas a la izquierda de las celdas y otra línea en la parte superior. Además, en la esquina superior izquierda aparecen unos números, estos números indican la cantidad de niveles que se han creado.
En las columnas aparecen los números 1 y 2, esto indica que hay dos niveles: uno con la tabla completa y otro con los datos de cada trimestre.
En las filas aparecen los números 1, 2 y 3, esto indica que hay tres niveles: uno con la tabla completa, otro con los datos de cada equipo de vendedores y uno con el total de ventas.
Para expandir o comprimir el esquema sólo hay que hacer clic sobre los signos + o de cada nivel, los cuales aparecen en los márgenes.esquema4
Para borrar un esquema, dentro de la pestaña Datos, se selecciona la opción Quitar contorno que está en el menú Grupo y esquema.
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Las funciones lógicas son aquellas que sólo devuelven los valores VERDADERO o FALSO.
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Entre ellas están las siguientes:
=FALSO(): Siempre devuelve el valor lógico FALSO. Esta función no tiene argumentos.
Ejemplos:
=FALSO() Devuelve FALSO
=NO(FALSO()) Devuelve VERDADERO
FALSO()
=NO(valor_lógico): Devuelve el valor lógico del argumento invertido, es decir, si la función recibe un valor FALSO devuelve VERDADERO y si recibe VERDADERO devuelve FALSO. El argumento valor_lógico debe ser una expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
=NO(“Falso”) Devuelve VERDADERO
=NO(1) Devuelve FALSO
=NO(0) Devuelve VERDADERO
NO()
=O(valor_lógico_1; valor_lógico_2; …; valor_lógico_30): Devuelve VERDADERO si al menos uno de los argumentos es VERDADERO. Los argumentos o condiciones que acepta la función son de 1 a 30.
Ejemplos:
=O(1+1=3; 2+2=5) Devuelve FALSO pues todas las condiciones son falsas.
=O(FALSO; VERDADERO; FALSO) Devuelve VERDADERO pues una de las condiciones es verdadera.
O()
Para más información acerca de esta función ver la entrada: Las funciones lógicas Y y O en Calc.

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La potencia de Calc para trabajar con funciones de fechas, hace que diseñar calendarios y aplicaciones basadas en ellos sea algo realmente sencillo.
En esta plantilla se presenta un calendario perpetuo en el que se puede seleccionar el año y el día de inicio de la semana (lunes o domingo).
calendario-perpetuo

Puedes descargar esta plantillas desde este ENLACE.

Calc dispone de un gran número  de funciones trigonométricas predefinidas, entre las más usadas se encuentran las siguientes:
=ACOS(número): Devuelve el arco coseno o coseno inverso de un número. La expresión número debe estar comprendida entre -1 y 1.
Ejemplo:
=ACOS(0,5) Devuelve 1,047197551
tri01El resultado se expresa en radianes, para obtener el resultado en grados será necesario multiplicar el resultado por 180 y dividir por el número Pi (=ACOS(número) * 180 / PI()).
aseno
=ACOSH(número): Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número. El argumento número debe ser un número real mayor o igual a 1.
Ejemplo:
=ACOSH(1) devuelve 0
tri02

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Calc permite rellenar o copiar datos de manera automática evitando así el tedioso trabajo de tener que repetir la escritura de datos y facilitando el trabajo de introducir datos de manera repetitiva. La característica principal de estas funciones es que permiten rellenar información de manera que se mantenga un orden lógico de la misma.

Lista de selección

Mediante esta función, Calc permite seleccionar un valor, previamente insertado en una lista, para insertarlo a continuación. Una vez escrita la lista, basta con hacer clic con el botón derecho sobre la siguiente celda, en la cual se desea introducir una de los valores de la lista, y seleccionar la opción Lista de selección.

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Se despliega una lista que contiene todos los valores previamente introducidos y desde la que se puede seleccionar el deseado para introducirlo en la celda actual.
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Calc posee numerosas funciones para trabajar con textos. Entre las más usadas están estas:
=IGUAL(“texto1”; “texto2”): Compara dos cadenas de texto, devuelve VERDADERO si las cadenas son exactamente iguales y FALSO si no lo son. Esta función distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Ejemplos:
     =IGUAL(“Calc”; “Calc”) devuelve VERDADERO
     =IGUAL(“Calc”; “calc”) devuelve FALSO
texto1
texto2
=CONCATENAR(“texto1”; “texto2”; …; “texto30”): Concatena varias cadenas de caracteres en una sola. Esta función es equivalente al operador “&”.
Ejemplo:
    =CONCATENAR(“Hola”; “ “; “mundo”) devuelve Hola mundo
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Un informe es un documento de texto que muestra los datos almacenados en una tabla o consulta.

Igual que en los casos anteriores también podemos crear los informes de forma manual o mediante un asistente. El asistente nos guiará paso a paso a través del proceso de creación del informe. En el panel izquierdo de la ventana de Base de datos, haga clic en el icono Informes. A continuación haga clic en Usar el asistente para crear un informe…

base21Selección de campo. Comenzamos especificando la Tabla o consulta sobre la que se creará el informe. Del mismo modo como vimos antes para los formularios y las consultas agregaremos los campos que queramos que aparezcan.

base22Etiquetar campos. El nombre de los campos puede ser bastante críptico. Por ello puede especificar una etiqueta más legible para cada uno de ellos y será así como aparezcan en el informe. Es similar a los “alias” de las consultas.

base23Agrupación. Los registros se pueden agrupar a partir de los valores de uno o más campos. Seleccione los campos por los que agrupar el informe resultante.

base24Opciones de ordenación. Seleccione el orden en que se deben mostrar los campos en el informe.

base25Selección del diseño. Configuramos el aspecto del informe mediante la disposición de los datos, cabeceras y pies del informe.

base26Crear informe. Un Informe estático mostrará los datos que hubiera en las tablas o consultas en el momento de su creación. En cambio un Informe dinámico será actualizado automáticamente cada vez que se introduzcan nuevos datos. Indique también si desea crear el informe inmediatamente o modificar su diseño.

 

Básicamente, las consultas sirven para obtener información recogida en una base de datos. En ocasiones la base puede contener más información de la que se necesita en un momento dado y nos interesa filtrar dicha información de modo que se adapte a lo que andamos buscando. Igual que en los casos anteriores también podemos crear las consultas de forma manual o mediante un asistente.

base16Selección de campo. Indicaremos los campos que se utilizarán para la consulta, descartando, por tanto, el resto de la información de la(s) tabla(s).

base17Orden de clasificación. Indicamos aquí el criterio que servirá para la clasificación y el orden en que se mostrarán, ascendente o descendente, los registros consultados.

base18Condiciones de búsqueda. Especificamos los campos y condiciones que han de servir para realizar el filtrado de la base de datos. De no imponer ninguna, se mostrarán todos los registros agrupados según le indiquemos al asistente.

base19Alias. Si nos interesa sustituir en nombre del campo por alguna otra palabra en el resultado de la consulta.

base20Información general. Es el último paso del asistente y contiene un resumen de todos los pasos que hemos dado. Como en los casos anteriores podemos decidir si mostrarnos la consulta que hemos creado o abrirlo en el modo de diseño para realizar algunos ajustes. Daremos un nombre a esta consulta, dado que se pueden definir múltiples consultas de la misma base de datos para cubrir distintas necesidades de información. Comprobamos que todo es correcto y pulsamos en Finalizar.

Los formularios tienen como finalidad el poder introducir o modificar fácilmente el contenido de la base de datos. Para crearlos, al igual que en los casos anteriores, podemos utilizar dos métodos: uno manual llamado Modo de diseño y otro mediante un Asistente, que es la opción más recomendable cuando no se conoce a fondo el funcionamiento de este programa.

base10Selección de campo. Desde aquí seleccionaremos los campos que queremos que aparezcan en el formulario, normalmente serán todos, si necesitamos controlar todos los datos de cada registro, excepto el campo ID (campo de clave principal) que lo gestiona automáticamente la base.

base11Configurar un subformulario. Un subformulario es un formulario que se inserta en otro formulario. Este paso nos permitirá decidir si queremos utilizar un subformulario y configurar sus propiedades. Si no queremos un subformulario pasaremos directamente al paso siguiente.

base12Organizar campos de control. Aquí definimos la forma en que se visualizará el formulario pudiendo ser en bloques, columnas, como hoja de datos, etc. Esta cuestión afecta únicamente a la presentación, no a la naturaleza de los datos.

base13Establecer entrada de datos. Desde aquí especificaremos el modo como se controlará la entrada de datos para el formulario. Es en sí mismo bastante explicativo.

base14Aplicar estilos. En esta pantalla aplicamos estilos y bordes de campo al formulario en su vertiente meramente estética.

base15Establecer nombre. Ahora pondremos el nombre al formulario e indicaremos si queremos empezar a trabajar con él o modificar la ubicación de los campos en función a nuestras necesidades o gustos. Recordemos que se pueden definir múltiples formularios para la misma tabla de datos.