En muchas ocasiones nos encontramos ante la situación de tener que emparejar datos. Podríamos ir uno a uno, pero esto sería una pérdida de tiempo.

Si por ejemplo tienes una tabla en la que tengas una lista de precios, es decir el producto en cuestión y el precio por unidad, y en otra tabla estás calculando el total de cada producto como cantidad por precio, la función BUSCARV de Calc te va a servir de mucha ayuda.

Vamos a explicar el funcionamiento de esta función con un pequeño ejemplo:

Como vemos en la imagen tenemos 2 tablas. Una que usaremos para los cálculos y otra en la que tendremos una lista de productos y precios. Lo que queremos es introducir en la columna PRECIO, la de color azul, una fórmula que rastree la matriz de la lista de precios (Producto y Precio) y nos devuelva el precio correspondiente al producto que estemos buscando.

La función recorrerá la columna “F” y la comparará con la columna “A”, si el resultado es el mismo, le asignará el precio que le corresponda.

Parámetros de la función BUSCARV

En la columna de PRECIO (en azul) introducimos la función BUSCARV. A esta función debemos pasarle los siguientes parámetros:

Criterio de búsqueda: Es el valor que buscamos, en este caso el producto. Tenemos que comparar el producto de la columna “A”. Por lo tanto tendremos que poner en este caso “A3”.

Matriz: Es el conjunto de datos donde buscaremos el valor. Lo que vamos a introducir es la lista de precios. “F3:G9”. Ojo con los dólares para fijar la matriz.

Índice: Indica el valor que queremos que nos devuelva la función. Por ejemplo si queremos que nos devuelva los Precios de la matriz “F3:G9” tendremos que indicarle la columna 2 (solo hay 2 columnas).

Ordenación: Solo admite 2 valores. Si el valor es VERDADERO o se omite, la columna de búsqueda de la matriz dese estar ordenada ascendentemente. Nosotros utilizaremos la coincidencia exacta (FALSO).

Por lo tanto, la formula que nos quedaría para la primera fila sería la siguiente:

=BUSCARV(A3;$F$3:$G$9;2;FALSO)

Ahora solo tendremos que arrastrar para copiar la fórmula al resto de filas.

Esto es muy práctico ya que si ahora se produce alguna modificación en la columna de precios de la Lista de precios, automáticamente los precios obtenidos con la función BUSCARV de Calc también se actualizarán automáticamente.

Hay que tener en cuenta que para usar esta función en Calc, la primera columna de la matriz tendrá que contener los valores que se buscan. Si por ejemplo, ponemos en la lista de precios, la columna Precio antes que la de Producto, obtendremos un error si lo que buscamos son Productos.

Si estás pensando en realizar un curso LibreOffice Calc relacionado con la contabilidad o bien eres autodidacta y quieres prepararte y mejorar tu uso del programa de hojas de cálculo Calc, puedes seguir el siguiente esquema para hacerte una idea acerca de las herramientas que has de dominar.

Aquí puedes ver una primera aproximación de lo que vas a leer en el artículo que más abajo desarrollo con mayor detalle, es la siguiente:

  • Tema 1: Tratamiento de datos.
  • Tema 2: Empleo de funciones en el área contable.
  • Tema 3: Apoyo en la hoja Calc para cálculos contables.
  • Tema 4: Gráficos, panel de control o dashboard sencillos.
  • Tema 5: Seguridad de hojas y macros para automatización de tareas.

Tema 1: Tratamiento de datos.

Herramientas de Calc para el tratamiento de datos contables de la empresa.

1.1 Tratamiento de datos:

  • Filtros.
  • Filtros avanzados.
  • Esquemas.
  • Subtotales.

1.2 Importación de datos de otras fuentes de información, por ejemplo, del programa de contabilidad o los extractos bancarios.

1.3 Informes: presentación intuitiva y fácil de los datos en una hoja de cálculo: Autosuma y resto de cálculos rápidos.

1.4 Tablas dinámicas: Creación, formato, actualización de datos, cálculos.

Gráficos dinámicos.

Analiza con representaciones gráficas los datos similares a las tablas.

Tema 2: Empleo de funciones en el área contable.

Conoce las funciones de Calc que sirven para manejar y obtener información de los datos de tu contabilidad.

2.1 Uso de funciones numéricas para el tratamiento de cantidades: ENTERO, REDONDEAR y TRUNCAR.

Aprende diferentes formas de quitar los valores decimales de tus datos numéricos.

2.2 Formatos: personalizados. Copiar formatos, opciones de autorelleno, pegado especial, trasponer.

2.3 Formato condicional: Resalta los datos que necesites, para destacar la importancia de determinada información.

2.4 Funciones lógicas: SI, Y, O. Uso combinado de dichas funciones para obtener valores en función de ciertas condiciones que indiques.

Tema 3: Apoyo en la hoja Calc para cálculos contables.

3.1 Amortización lineal de inmovilizado. Crear libro Calc para cálculo de las amortizaciones contables.

3.2 Préstamo. Conocer las fórmulas para calcular diferentes parámetros de estos instrumentos financieros.

3.3 VA y TIR. Calcula con las funciones Calc los valores de una inversión.

3.4 Tesorería. Usa la hoja de cálculo para llevar el control de pagos y cobros de caja y bancos.

3.5 Análisis de balances y ratios. Analiza la información que obtienes de tu programa de contabilidad con Calc.

3.6 Escenarios. Realiza simulaciones de situaciones diversas.

Tema 4: Gráficos, panel de control o dashboard sencillos.

Aprende a representar gráficamente los datos de la empresa de manera que se muestre en un solo documento muy visual los datos más significativos de la misma.

Para ello has de crear lo que se conoce como panel de control o cuadro de mandos o, en ingles, dashboard.

Tema 5: Seguridad de hojas y macros para automatización de tareas.

5.1 Protección de los diferentes elementos de la hoja de cálculo. Protege tus libros, o bien las hojas o directamente las celdas para que no se escriban datos.

5.2 Evita la realización de tareas repetitivas: Aprende a usar macros automáticas.

Así que no lo dudes ni un minuto más y empieza yacomplementa tu formación en LibreOffice Calc aplicado al departamento contable, con algo de constancia no es nada difícil y en poco tiempo verás los resultados.

Ganarás en prestaciones y aumentarás tu productividad y tu nivel en LibreOffice Calc.

La potencia de Calc para trabajar con funciones de fechas, hace que diseñar calendarios y aplicaciones basadas en ellas sea algo realmente sencillo. En esta plantilla se presenta un calendario laboral en el que se pueden definir los festivos (nacionales, locales, vacaciones, etc.) en dos pestañas del documento; puede seleccionar el año desde un desplegable.
El calendario es válido para cualquier año entre 2012 y 2030.

Calendario laboral

Puedes descargar esta plantillas desde este ENLACE.

formato-condicional-1

Formato – Formato condiconal – Condición…

Una característica poco conocida de Calc es el Formato condicional, básicamente, su función consiste en aplicar un determinado formato a una celda o grupo de ellas, en función del valor que contenga.
Vamos a ver un ejemplo con el que entenderemos fácilmente el funcionamiento del formato condicional: Diseñemos una pequeña aplicación que contiene las notas obtenidas por los alumnos de una clase, en ella pondremos en las filas el nombre de los alumnos y en las columnas las materias y las notas obtenidas, tal y como se aprecia en la siguiente figura:
formato-condicional-2Ahora deseamos que el fondo de las celdas que contienen las notas sea de color azul, en caso de aprobado y de color rojo, si está suspenso. Esto se podría hacer forma manual pero, desde luego, sería un engorro, pues sería necesario comprobar una por una todas las notas. Con el formato condicional vamos a automatizar esta operación que se convierte en extremadamente sencilla y rápida.
Lo primero que debemos hacer es seleccionar el grupo de celdas que se van a ver afectadas, en nuestro caso serían todas las que contienen los valores numéricos de las notas. A continuación desplegamos el menú “Formato” y, dentro de él, seleccionamos la opción “Formato condicional” y luego “Condición…” Ahora nos aparece un cuadro de dialogo en el que disponemos de varias opciones y formas de validar datos, nosotros vamos a crear 2 condiciones, la primera que las celdas cuyo valor esté entre 5 y 10 tengan fondo de color azul y la segunda, que las celdas cuyo valor esté entre 0 y 4,99 tengan fondo de color rojo.
formato-condicional-3

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Un esquema es un resumen en el que se recogen los datos más importantes de un documento esquematizado.
Así pues, un esquema puede ser, por ejemplo, el resumen de las ventas de los comerciales de una empresa, agrupadas por meses o por trimestres.
Calc permite crear esquemas de dos maneras diferentes: manual y automática, en este caso se va a utilizar el método automático por ser más rápido y sencillo de realizar.
Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta los siguientes factores:
  • En una misma hoja sólo se puede insertar un esquema, si son necesarios más habrá que copiar los datos y pegarlos en una hoja nueva.
  • Para crear un esquema automático la hoja debe tener el formato adecuado.
  • Las filas que contienen los resúmenes deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Lo mismo ocurre con las columnas que contienen los resúmenes, estas deben estar a la izquierda o a la derecha de los datos, nunca entremezclados.
En la siguiente figura vemos un ejemplo realizado con las ventas de los comerciales de una empresa, en él se reflejan las ventas individuales de cada vendedor por meses y la suma del trimestre. También aparecen las ventas para cada equipo formado por tres vendedores y los resúmenes correspondientes.
esquema1Se puede apreciar que las celdas B5, C5, D5, B9, C9, D9, B13, C13, D13, B17, C17, D17, B21, C21, D21 y la columna E contienen subtotales y las celdas B22, C22, D22 y E22 la suma de los subtotales.
Con estos datos ya es posible crear el esquema automáticamente, para ello, dentro de la pestaña Datos, se selecciona la opción Esquema automático que está en el menú Grupo y esquema.
esquema2De manera automática, Calc genera los niveles del esquema como se puede apreciar en la siguiente figura.esquema3Se puede ver que ahora aparecen unas líneas a la izquierda de las celdas y otra línea en la parte superior. Además, en la esquina superior izquierda aparecen unos números, estos números indican la cantidad de niveles que se han creado.
En las columnas aparecen los números 1 y 2, esto indica que hay dos niveles: uno con la tabla completa y otro con los datos de cada trimestre.
En las filas aparecen los números 1, 2 y 3, esto indica que hay tres niveles: uno con la tabla completa, otro con los datos de cada equipo de vendedores y uno con el total de ventas.
Para expandir o comprimir el esquema sólo hay que hacer clic sobre los signos + o de cada nivel, los cuales aparecen en los márgenes.esquema4
Para borrar un esquema, dentro de la pestaña Datos, se selecciona la opción Quitar contorno que está en el menú Grupo y esquema.
esquema5

Las funciones lógicas son aquellas que sólo devuelven los valores VERDADERO o FALSO.
funciones-logico
Entre ellas están las siguientes:
=FALSO(): Siempre devuelve el valor lógico FALSO. Esta función no tiene argumentos.
Ejemplos:
=FALSO() Devuelve FALSO
=NO(FALSO()) Devuelve VERDADERO
FALSO()
=NO(valor_lógico): Devuelve el valor lógico del argumento invertido, es decir, si la función recibe un valor FALSO devuelve VERDADERO y si recibe VERDADERO devuelve FALSO. El argumento valor_lógico debe ser una expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
=NO(“Falso”) Devuelve VERDADERO
=NO(1) Devuelve FALSO
=NO(0) Devuelve VERDADERO
NO()
=O(valor_lógico_1; valor_lógico_2; …; valor_lógico_30): Devuelve VERDADERO si al menos uno de los argumentos es VERDADERO. Los argumentos o condiciones que acepta la función son de 1 a 30.
Ejemplos:
=O(1+1=3; 2+2=5) Devuelve FALSO pues todas las condiciones son falsas.
=O(FALSO; VERDADERO; FALSO) Devuelve VERDADERO pues una de las condiciones es verdadera.
O()
Para más información acerca de esta función ver la entrada: Las funciones lógicas Y y O en Calc.

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La potencia de Calc para trabajar con funciones de fechas, hace que diseñar calendarios y aplicaciones basadas en ellos sea algo realmente sencillo.
En esta plantilla se presenta un calendario perpetuo en el que se puede seleccionar el año y el día de inicio de la semana (lunes o domingo).
calendario-perpetuo

Puedes descargar esta plantillas desde este ENLACE.

Calc dispone de un gran número  de funciones trigonométricas predefinidas, entre las más usadas se encuentran las siguientes:
=ACOS(número): Devuelve el arco coseno o coseno inverso de un número. La expresión número debe estar comprendida entre -1 y 1.
Ejemplo:
=ACOS(0,5) Devuelve 1,047197551
tri01El resultado se expresa en radianes, para obtener el resultado en grados será necesario multiplicar el resultado por 180 y dividir por el número Pi (=ACOS(número) * 180 / PI()).
aseno
=ACOSH(número): Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número. El argumento número debe ser un número real mayor o igual a 1.
Ejemplo:
=ACOSH(1) devuelve 0
tri02

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Calc permite rellenar o copiar datos de manera automática evitando así el tedioso trabajo de tener que repetir la escritura de datos y facilitando el trabajo de introducir datos de manera repetitiva. La característica principal de estas funciones es que permiten rellenar información de manera que se mantenga un orden lógico de la misma.

Lista de selección

Mediante esta función, Calc permite seleccionar un valor, previamente insertado en una lista, para insertarlo a continuación. Una vez escrita la lista, basta con hacer clic con el botón derecho sobre la siguiente celda, en la cual se desea introducir una de los valores de la lista, y seleccionar la opción Lista de selección.

autollenado1
Se despliega una lista que contiene todos los valores previamente introducidos y desde la que se puede seleccionar el deseado para introducirlo en la celda actual.
autollenado2

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Calc posee numerosas funciones para trabajar con textos. Entre las más usadas están estas:
=IGUAL(“texto1”; “texto2”): Compara dos cadenas de texto, devuelve VERDADERO si las cadenas son exactamente iguales y FALSO si no lo son. Esta función distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Ejemplos:
     =IGUAL(“Calc”; “Calc”) devuelve VERDADERO
     =IGUAL(“Calc”; “calc”) devuelve FALSO
texto1
texto2
=CONCATENAR(“texto1”; “texto2”; …; “texto30”): Concatena varias cadenas de caracteres en una sola. Esta función es equivalente al operador “&”.
Ejemplo:
    =CONCATENAR(“Hola”; “ “; “mundo”) devuelve Hola mundo
texto3

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